Privacyverklaring Acupuncto
Je vertrouwt me gevoelige informatie toe. Over je cyclus, je kinderwens, je zwangerschap, je gezondheid. Ik vind het niet meer dan normaal dat je precies weet wat daarmee gebeurt. Daarom deze tekst, in gewone taal.
1. WIE IK BEN
Verantwoordelijke voor de verwerking:
Acupuncto, acupunctuurpraktijk van Wim Vandebrouck
Bosstraat 74
3540 Herk-de-Stad
Ondernemingsnummer: 0892.059.114
Erkenningsnummer Acupunctuur Vlaanderen (beroepsvereniging): 201728
E-mailadres: wim@acupuncto.be
Ik ben houder van een visum voor de uitoefening van het verpleegkundig beroep en ben gebonden aan het beroepsgeheim.
De informatie die je mij toevertrouwt, behandel ik strikt vertrouwelijk. Je persoonsgegevens en gezondheidsgegevens worden uitsluitend verwerkt en gedeeld wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat en met respect voor het beroepsgeheim.
In deze privacyverklaring leg ik uit welke gegevens ik verwerk, waarom ik dat doe en hoe ik ze bescherm.
2. WELKE GEGEVENS IK VERWERK
Als je patiënt bent:
Als je geen patient bent:
Identificatie en gegevens van andere zorgverleners
Bij je eerste consultatie registreer ik de identificatiegegevens die nodig zijn om een correct patiëntendossier aan te leggen en je administratie te verzorgen.
Hiervoor kan ik, met jouw voorafgaande toestemming, je elektronische identiteitskaart uitlezen. Daarbij worden onder meer je naam, geboortedatum, adres en, voor zover wettelijk toegestaan en noodzakelijk, je rijksregisternummer verwerkt.
Wanneer een foto in je patiëntendossier wordt opgenomen, dient deze uitsluitend om je te herkennen en je dossier correct te identificeren. Je kan ook kiezen voor een handmatige registratie van je identiteitsgegevens.
Ik vraag daarnaast naar de naam en eventuele contactgegevens van je huisarts en andere betrokken zorgverleners. Het registreren van deze gegevens betekent niet dat ik automatisch contact met hen opneem.
3. WAAROM IK ZE VERWERK, EN OP WELKE GROND
Ik verwerk je persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en op basis van een rechtsgrond die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR of GDPR) voorziet.
3.1. Je behandelen en je patiëntendossier bijhouden
Ik verwerk je identificatiegegevens, contactgegevens en relevante gezondheidsgegevens om je veilig en verantwoord te begeleiden en je patiëntendossier bij te houden.
Dit gebeurt op basis van de uitvoering van onze behandelovereenkomst (artikel 6.1.b GDPR) en, voor zover van toepassing, mijn wettelijke verplichtingen als gezondheidszorgbeoefenaar (artikel 6.1.c GDPR).
Voor gezondheidsgegevens geldt daarnaast artikel 9.2.h GDPR, dat verwerking onder bepaalde voorwaarden toestaat voor gezondheidszorg door een beroepsbeoefenaar die aan het beroepsgeheim gebonden is.
3.2. Je afspraken beheren en je eraan herinneren
Ik gebruik je contact- en afspraakgegevens om afspraken te plannen, te bevestigen, te wijzigen en je eraan te herinneren. Rechtsgrond: uitvoering van onze overeenkomst (artikel 6.1.b GDPR).
3.3. Factureren en boekhouden
Ik verwerk de noodzakelijke contact-, facturatie- en betaalgegevens om mijn administratie en wettelijke boekhoudkundige verplichtingen na te komen. Rechtsgrond: wettelijke verplichting (artikel 6.1.c GDPR).
3.4. Een kruidenbestelling voor je plaatsen
Wanneer je dat wenst, deel ik de noodzakelijke contact- en leveringsgegevens met mijn kruidenleverancier om een bestelling mogelijk te maken. Rechtsgrond: jouw toestemming (artikel 6.1.a GDPR).
3.5. Je mijn nieuwsbrief sturen
Wanneer je je inschrijft, gebruik ik je naam, e-mailadres en eventuele opgegeven interesses om je mijn nieuwsbrief te bezorgen. Rechtsgrond: jouw toestemming (artikel 6.1.a GDPR). Je kan je op elk moment uitschrijven.
3.6. Je resultaten en opvolgmails bezorgen na een vragenlijst
Wanneer je hiervoor afzonderlijk toestemming geeft, gebruik ik je antwoorden en contactgegevens om je resultaten en relevante opvolginformatie te bezorgen.
Rechtsgrond: jouw toestemming (artikel 6.1.a GDPR). Wanneer hierbij gezondheidsgegevens worden verwerkt, is daarnaast een toepasselijke uitzondering onder artikel 9 GDPR vereist, zoals je uitdrukkelijke toestemming volgens artikel 9.2.a.
3.7. Je om een review vragen
Na een reeks consultaties kan ik je een eenmalige uitnodiging sturen om je ervaring met Acupuncto te delen.
Rechtsgrond: mijn gerechtvaardigd belang om mijn dienstverlening te verbeteren (artikel 6.1.f GDPR), voor zover dit belang na afweging van je privacyrechten de verwerking rechtvaardigt. Je kan hiertegen bezwaar maken.
3.8. Mijn website en advertenties verbeteren
Met jouw toestemming gebruik ik niet-essentiële cookies voor websitestatistieken en advertenties.
Rechtsgrond: jouw toestemming (artikel 6.1.a GDPR), zoals verder toegelicht in mijn cookiebeleid.
4. MET WIE IK JE GEGEVENS DEEL
Ik verkoop je persoonsgegevens nooit. Ik deel je gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor mijn dienstverlening, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer de wet dit toestaat of verplicht.
Voor de organisatie van mijn praktijk werk ik samen met zorgvuldig gekozen dienstverleners. Zij krijgen uitsluitend toegang tot de gegevens die nodig zijn voor hun opdracht. Waar de GDPR dat vereist, maak ik met hen afspraken over de verwerking en beveiliging van je gegevens.
Crossuite: Mijn agenda en elektronisch patiëntendossier. Hierin bewaar ik je identificatiegegevens, contactgegevens, afspraken en relevante gezondheids- en behandelgegevens. Ook je ingevulde intakevragenlijst wordt aan je dossier gekoppeld.
Typeform: Het platform waarmee ik mijn intakevragenlijst en andere vragenlijsten aanbied. Typeform verwerkt de contactgegevens en antwoorden die je invult. Bij medische vragenlijsten kunnen dit ook gezondheidsgegevens zijn.
Google Workspace: Hier bewaar ik eveneens de ingevulde intakevragenlijsten. Deze documenten worden gebruikt voor mijn praktijkadministratie en patiëntbegeleiding.
MailBlue (ActiveCampaign): Mijn e-mailcommunicatie, waaronder nieuwsbrieven en algemene informatieve e-mails. MailBlue verwerkt je naam, e-mailadres en algemene marketinginteresses. Ik deel geen ingevulde medische intakevragenlijsten of patiëntendossiers met MailBlue.
Calendly: Het inplannen van een verkennend videogesprek. Krijgt je naam, e-mailadres, tijdzone en wat je bij het inplannen zelf invult.
Google Meet: onderdeel van Google. Het videogesprek zelf. Krijgt gegevens over het gesprek, zoals wanneer het plaatsvond en hoe lang het duurde. Ik neem gesprekken niet op.
Mijn kruidenleverancier en zijn koerierdienst: Het afhandelen en leveren van je bestelling. Krijgen je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, enkel met je toestemming. Je verneemt vooraf om welke leverancier het gaat.
Level27: De hosting van deze website. Krijgt technische gegevens van je bezoek, zoals je IP-adres in de serverlogs.
Phoenix: Het platform waarop deze website draait. Krijgt technische gegevens van je bezoek en wat je via het contactformulier verstuurt.
VirtuFlow: De bouw en het onderhoud van deze website. Heeft toegang tot de beheersomgeving en dus tot wat je via het contactformulier verstuurt.
WhatsApp: onderdeel van Meta. Praktische communicatie tussen ons, als je die weg kiest. De inhoud van je berichten is versleuteld, maar Meta ziet wel dat er contact is tussen jouw nummer en het mijne.
Google: via Analytics en Ads. Websitestatistieken en advertenties. Krijgt cookiegegevens, enkel als je die cookies aanvaardt.
Lone Wolves: Het beheer van mijn advertenties en websitestatistieken in mijn opdracht. Heeft toegang tot mijn Google Analytics- en Google Ads-account, en dus tot de cookiegegevens die daarin staan. Geen toegang tot je dossier.
Mijn boekhouder Fisca Coach: Mijn boekhouding. Krijgt facturatiegegevens, geen gezondheidsgegevens.
Overleg met andere zorgverleners
In het belang van een veilige en goed afgestemde begeleiding kan overleg met je huisarts, specialist of een andere betrokken zorgverlener nuttig zijn.
Ik neem niet automatisch contact op met deze zorgverleners. Wanneer ik overleg wens, bespreek ik vooraf met jou waarom dat aangewezen is, met wie ik contact wil opnemen en welke informatie ik wil uitwisselen.
Ik vraag hiervoor telkens vooraf je geïnformeerde toestemming, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is. Ik deel uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor het afgesproken doel.
Je kan je toestemming weigeren of later intrekken. De verleende toestemming en eventuele relevante gegevensuitwisseling worden in je patiëntendossier genoteerd.
Het feit dat je mij de naam of contactgegevens van je huisarts of specialist bezorgt, beschouw ik niet als toestemming om die persoon te contacteren.
Je gegevens worden niet zonder rechtsgrond aan andere zorgverleners of derden verstrekt.
Over WhatsApp.
Je kan me via WhatsApp bereiken met praktische vragen, en ik pols soms zo hoe een behandeling je bevallen is. Hou er rekening mee dat Meta, het bedrijf achter WhatsApp, ziet dat jouw nummer en het mijne contact hebben, ook al kan het de inhoud van je berichten niet lezen. Wil je dat liever niet, bel of mail me dan gerust. Uitgebreide medische informatie bespreken we sowieso in de praktijk en niet via WhatsApp. Wat klinisch relevant is, noteer ik in je dossier.
Doorgifte buiten Europa
Sommige digitale diensten die ik gebruik, zijn verbonden aan bedrijven buiten Europa, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.
Wanneer je gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, moeten ze beschermd blijven volgens de regels van de GDPR. Daarvoor gelden specifieke wettelijke afspraken en waarborgen.
Wil je weten hoe jouw gegevens bij een bepaalde dienstverlener worden beschermd? Dan mag je mij daar altijd naar vragen.
Je medisch dossier zelf gaat nooit naar een van deze marketingdiensten.
5. HOE LANG IK ZE BIJHOUD
Ik bewaar je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ik ze verzamel, tenzij de wet een bepaalde bewaartermijn voorschrijft.
Je patiëntendossier: 30 jaar vanaf je laatste consultatie, overeenkomstig de Belgische Kwaliteitswet.
Facturen en boekhoudkundige gegevens: doorgaans 7 jaar, of langer wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.
Je inschrijving op mijn nieuwsbrief: zolang je ingeschreven bent. Na uitschrijving bewaar ik de gegevens die nodig zijn om je uitschrijving en eerdere toestemming aan te tonen, maximaal 1 jaar.
Antwoorden op een vragenlijst wanneer je geen patiënt wordt: maximaal 2 jaar.
Berichten via mijn contactformulier: maximaal 2 jaar.
Cookiegegevens: de bewaartermijnen vind je in mijn cookiebeleid.
6. HOE IK ZE BEVEILIG
Je patiëntendossier staat in Crossuite, een beveiligd platform voor zorgverleners, en is enkel met mijn persoonlijke login toegankelijk.
Mijn toestellen zijn beveiligd met een wachtwoord en versleuteling. Ik gebruik tweestapsverificatie waar dat mogelijk is. Papieren documenten bewaar ik afgesloten.
Ondanks deze voorzorgsmaatregelen kan er altijd iets mislopen. Als er zich een datalek voordoet, beoordeel ik de mogelijke gevolgen en onderneem ik de nodige stappen volgens de GDPR. Waar de wet dat vereist, meld ik het datalek aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en verwittig ik de betrokken personen.
7. JE RECHTEN
Volgens de GDPR heb je het recht om:
je persoonsgegevens in te kijken en er een kopie van te ontvangen
onjuiste gegevens te laten verbeteren
je gegevens te laten wissen of de verwerking te beperken, voor zover de wet dit toestaat
je gegevens te laten overdragen, wanneer dit recht van toepassing is
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
je toestemming op elk moment in te trekken
Sommige gegevens, zoals je patiëntendossier, moet ik wettelijk bewaren.
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Mail naar wim@acupuncto.be of bel naar +32 494 41 33 71. Ik antwoord in principe binnen één maand. Je verzoek is doorgaans kosteloos.
Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga? Dan kan je terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
8. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING
Ik neem geen volledig geautomatiseerde beslissingen die belangrijke gevolgen voor je hebben.
Een vragenlijst op mijn website kan je algemene informatie geven, maar stelt geen medische diagnose. Je persoonlijke gezondheidssituatie en eventuele behandeling bespreken we altijd samen.
9. WIJZIGINGEN
Verandert er iets aan mijn werking of aan de tools die ik gebruik, dan pas ik deze verklaring aan. De datum onderaan zegt je wanneer dat laatst gebeurde.
Laatst bijgewerkt op 24 oktober 2026.